บัญชีรายรับ-รายจ่าย (Accounting)

Photo by molumen (CC0 1.0)

หมายเหตุ เจ้าของบล็อกไม่ได้จบบัญชี ไม่ได้เกี่ยวข้องกับทางด้านนี้เลยด้วย แต่อาศัยเปิดหนังสือหัดทำเอาเอง ข้อมูลที่ได้ มีความน่าเชื่อถือแค่ไหน เจ้าของบล็อกตอบไม่ได้
เจ้าของบล็อกแค่ต้องการแชร์ การลงบัญชีแบบบ้าน ๆ ที่เจ้าของบล็อกทำอยู่

ปัญหา 

จดแล้ว ไม่จน

นี่คือประโยคที่เราได้ยินกันมา
แต่ส่วนใหญ่ที่เห็นคือ ทำกันได้ไม่ถึง 3 เดือน
หลังจากนั้น คนส่วนใหญ่ก็จะพูดกันว่า

เราเอาแค่พอรู้คร่าว ๆ ของเราก็พอแล้ว

การทำบัญชีส่วนบุคคล มันให้อะไรมากกว่านั้น
ถ้าทำดี ๆ เป็นบัญชีคู่ เราก็สามารถนำมาวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินของตัวเองได้เช่นกัน

บัญชี ถ้าเราทำไว้ดูเอง ไม่ได้ไปเกี่ยวข้องกับผู้ใด
เราไม่ต้องไปกังวล ว่าจะลงถูกต้องเป๊ะ ๆ หรือไม่
เพราะตัวบัญชีเอง ก็ไม่ได้สมบูรณ์อะไรอยู่แล้ว (แต่ปัจจุบันหาเครื่องมือที่ดีกว่านี้ไม่ได้!)
บัญชีเป็นแค่เครื่องมือช่วยเราคิดเท่านั้น

แล้วเจ้าของบล็อกจะมายุ่งทำไม

เคยมีคนกล่าวไว้ว่า

ถ้าคนอื่น เอาเงินไปใช้ แล้วไม่ได้ทำอะไรผิดกฏหมาย เราไม่ควรไปยุ่ง

แต่อย่าลืมข้อนึงว่า
ประเทศที่มั่งคั่ง ส่วนใหญ่เคยเป็นชาติที่มีอัตราการออม "สูง"
เพราะประชากร จะมีกำลังจ่ายอยู่เสมอ ๆ อย่างมั่นคง
ถ้าทุกท่านความเป็นอยู่ดีขึ้น พวกเราก็ความเป็นอยู่ดีขึ้นเช่นกัน
เพราะพวกเราทุกคนต่างต้องพึ่งพาอาศัยกันและกัน แม้จะเป็นทางอ้อมก็ตาม

ประเภทบัญชี

1. บัญชีเดี่ยว
2. บัญชีคู่

อ่านเพิ่มเติม เดบิต เครดิต (Debits Credits)

การเลือกประเภทบัญชี

ผู้ที่จะเริ่มทำ ต้องพิจารณาดูก่อน ว่าเงินที่ตัวเองมีอยู่ซับซ้อนหรือไม่

ถ้าไม่ซับซ้อน 

เช่น มีแค่เงินในกระเป๋าสตางค์ + เงินในธนาคารที่มี ATM + เงินในธนาคารที่ไม่มี ATM

อาจจะเลือกใช้บัญชีเดี่ยว 3 เล่ม

เงินเดือนเข้าธนาคาร ก็ลงเข้ารับ

เราไปเบิกเงินออกมา ก็ลงในเล่มธนาคารว่าจ่าย และลงในเล่มกระเป๋าสตางค์ว่ารับ

ข้อดีของบัญชีเดี่ยว คือ มันง่ายมาก ใช้สมุด ก็ทำได้แล้ว

แต่ข้อเสียคือ ข้อมูลที่ได้มาก เอาไปทำอะไรมากไม่ค่อยได้

และถ้าเราลงบันทึกผิด เช่น ไปลงเงินเดือนเข้า ลงเบิ้ลไป 2 ที เราแทบจะไม่มีทางรู้เลยว่าเราลงผิดไปแล้ว เพราะไม่มีสมการบัญชีคอยคุม

ถ้าซับซ้อน

เช่น มีเงินในกระเป๋าสตางค์ + เงินในธนาคาร 5 แห่ง + หลักทรัพย์เกรดลงทุน 5 ประเภท (อสังหาริมทรัพย์, พันธบัตร, ทองคำ, กองทุนรวม, หุ้น)

ถ้าทำเป็นสมุด อาจจะมีถึง 11 เล่ม และโอกาสบันทึกผิดจะมีสูงมาก

แบบนี้ อาจจะใช้บัญชีคู่ดีกว่า

บัญชีคู่ จะทำให้เราทราบสถานะปัจจุบันของเรา

ว่าเรามีรายได้เข้ามาจากทางไหน

มีรายจ่าย ออกไปทางไหน

เงินสดตอนนี้มีอยู่เท่าไร

โครงสร้างบัญชีเรา แข็งแรงหรือไม่

ก่อหนี้เกินตัวไปหรือเปล่า
(เช่น หนี้สิน 80,000 บาท แต่ ทุน 10,000 บาท หมายความว่า หนี้สิน/ทุน (D/E) = 8)

ตอนนี้รูดบัตรเดรดิตไปเยอะ กำไรในปีนั้น ๆ หายไปหมดแล้ว (ทำให้เราทราบสถานะ ว่ากำไรสุทธิเราหดลง)

ทำบัญชีคู่

ก่อนอื่นต้องรู้จักว่า เดบิต เครดิต (Debits Credits คืออะไร

จากนั้น

ขั้นแรก

หลังจากนั้น หาสมุดมาเล่มนึง

เราจะเรียกว่า สมุดจดรายวัน

เช่น

วันที่ 23/06/2013 

Dr รายจ่าย:ค่ารถโดยสาร ค่ารถเมล์ 7 บาท

Cr สินทรัพย์:เงินสด ค่ารถเมล์ 7 บาท

หรือ

ถ้าขี้เกียจ (เราไม่ได้มีรายการซับซ้อนเหมือนพวกบริษัท จริงไหม) ก็ลงแค่

วันที่ 23/06/2013 ค่ารถเมล์ 7 บาท

ขั้นสอง

เอารายการใน สมุดจดรายวัน 

มาแยกประเภท ลงบัญชีคู่

แน่นอนว่า อย่างเรา ๆ คงไม่มานั่งเขียนลงบนกระดาษเป็นตั้ง ๆ ในยุคจรวดแบบนี้หรอก

ปัจจุบัน มีโปรแกรม (Software) มากมาย ที่สามารถตอบโจทย์ตรงนี้ได้

ทั้งใน 

• PC, Mac, Linux
• Android, iOS

ลองไปหา ๆ กันมาดู (ใน PC แนะนำ GnuCash ฟรีและดี)

เจ้าของบล็อก แนะนำ ให้มองหาคุณลักษณะ

1. ทำสำรองข้อมูล (Backup) ได้ง่าย ถ้าหายสามารถกู้สำรองออกมาได้เลย
2. ราคาต้องสมเหตุสมผล เพราะ Software บางตัว ราคาสูงมาก และออกรุ่นใหม่ ๆ มาไม่หยุด
3. สามารถเข้ารหัสได้ เพื่อกันคนอื่นเข้ามาเปิดดู (อันนี้ไม่จำเป็นเสมอไป)

หลังจากนั้น แค่นำมาแยกประเภทลงให้ถูกเท่านั้นเอง (อ่าน เดบิต เครดิต (Debits Credits ก็ทำพอได้แล้ว แต่มันยังมีเรื่องเกณฑ์คงค้าง ซึ่งผู้อ่านคงต้องไปหาอ่านเพิ่มเอาเอง)

ขั้นสาม

ทำรายงาน ออกมาทุก ๆ เดือน

เราจะสามารถสร้างงบดุล, งบกำไรขาดทุน, งบกระแสเงินสด ออกมาเองได้เลย

พวก Software จะมีปุ่มกดสร้างรายงานสำเร็จรูปให้อยู่แล้ว